Frühjahrsputz in Ihrem Literaturverwaltungsprogramm
10 Pflegetipps für Ihre Literatursammlung
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Wenn Ihr Literaturverwaltungsprogramm ein Kleiderschrank wäre, würde es so aussehen?
Oder eher so?
Wenn das letzte Bild passender ist, sind Sie damit nicht alleine.
In einer perfekten Welt würden wir alle Titeldaten sehr gewissenhaft in unsere Literaturverwaltung eingeben, bevor wir mit den Quellen arbeiten. Wir würden die Titeldaten sofort anhand der Originalquelle überprüfen und fehlende Daten übertragen. Wir würden uns die Zeit nehmen, jede Quelle sorgfältig zu prüfen, ihr Tags oder Schlagwörter zu vergeben und sie einem Ordner oder einer Kategorie zuzuweisen und damit perfekt zu verwalten.
In der Realität arbeiten jedoch die meisten nicht immer so systematisch – insbesondere unter strengen Deadlines. Da Sie in Ihre Literaturverwaltungssoftware leicht neue Quellen aufnehmen, können die vielen Quellen ebenso leicht außer Kontrolle geraten. In einem früheren Blog-Beitrag geben wir Ratschläge, wie Sie Ihre Quellensammlung nicht zu voll stopfen. Ist es dafür jedoch schon zu spät und Ihre Literatursammlung quillt fast über, bringen Sie mit unseren Tipps alles wieder in Ordnung.
Pflegen Sie Ihre Literatursammlung
Warum sollten Sie überhaupt in Ihrem Literaturverwaltungsprogramm Ordnung schaffen?
Wenn Ihr Zitierprogramm voll mit falschen oder unvollständigen Daten ist, könnte das später zu Problemen mit Ihren Nachweisen oder Ihrem Literaturverzeichnis führen: garbage in, garbage out.
Eine persönliche Literatursammlung voller Quellen mit doppelten oder veralteten Ergebnissen kann Sie auf der Suche nach einer bestimmten Quelle aufhalten. Stellen Sie sich vor, Sie suchen nach einem bestimmten Titel, den Sie zitieren möchten. Sie finden aber drei Einträge mit exakt demselben Titel. Nur die Autoren sind leicht anders geschrieben und alle drei haben nur unvollständige Informationen. Sie müssten Zeit investieren, sich für die beste der drei Quellen zu entscheiden und zusätzlich die fehlenden Titeldaten ergänzen. Mit einer strikten Deadline im Nacken könnten Sie Ihre Zeit definitiv besser nutzen.
Wir haben eine Checkliste zum Download zusammengestellt, mit deren Hilfe Sie Ihre Literaturverwaltungssoftware Schritt für Schritt wieder in den Griff bekommen.
Frühjahrsputz-Checkliste für Ihr Literaturverwaltungsprogramm:
- Installieren Sie Updates
Der erste Punkt ist ein Kinderspiel. Installieren Sie Updates für Ihre Literaturverwaltungssoftware, Ihr Textverarbeitungsprogramm und Ihr Betriebssystem, sodass alles auf dem neuesten Stand läuft. Auch wenn Software-Updates sehr selten neue Fehler enthalten, überwiegen deren Vorteile – Fehlerkorrekturen, Verbesserungen der Performanz oder gar neue Features – die Risiken bei Weitem. - Vervollständigen Sie fehlende Titeldaten
Nehmen Sie nebenbei schnell viele Titel auf, sollten Sie regelmäßig die Daten Ihrer neu hinzugekommenen Quellen prüfen. Für den Frühjahrsputz bietet sich diese Aufgabe natürlich gut an, aber es sollte keine einmalige Aktion bleiben! Machen Sie sich diese Aufgabe zur Gewohnheit, beispielsweise wenn Sie eine Pause vom Schreiben oder Lesen benötigen.
In vielen Literaturverwaltungsprogrammen lassen sich Einträge danach sortieren, wann diese aufgenommen wurden. So überprüfen Sie die Titel nacheinander und Feld für Feld. In Citavi können Sie zusätzlich oder anstelle neu hinzugekommene Titel anzuzeigen, Titeln auch Aufgaben zuweisen. Die Aufgabe „Titelangaben überprüfen“ bei allen neuen Titeln erinnert Sie daran. - Ergänzen Sie fehlende Quellen
Vergleichbar mit Punkt 2 oben könnten Sie auch ganze Quellen aus dem Blick verlieren, die Sie in Ihre Sammlung aufnehmen wollten. Die Gefahr dafür ist größer, wenn Sie Ihre Literaturverwaltung nicht gemeinsam mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm nutzen.
Falls Sie schnell eine Arbeit fertigstellen müssen, suchen und lesen Sie beispielsweise schnell einen Artikel und schreiben in letzter Minute einige Nachweise in Ihr Dokument.
Rechnen Sie aber damit, dass die Quelle auch für zukünftige Arbeiten zu einem ähnlichen Thema interessant sein könnte, gehen Sie einen Schritt zurück und nehmen Sie sie in Ihre Literaturverwaltung auch nach Abgabe Ihrer aktuellen Arbeit auf. Meist können Sie PDFs von Ihrem Computer leicht importieren und das Programm ergänzt die Titeldaten für Sie, falls eine DOI-Nummer auf dem PDF ist. Wenn Sie mit Büchern arbeiten und Citavi verwenden, fügen Sie Bücher über die ISBN hinzu. - Entfernen Sie Dubletten
Wenn Sie mehrere Datenbanken oder Kataloge für Ihre Suche nach neuen Quellen nutzen, könnten am Ende verschiedene Versionen desselben Titels in Ihrem Projekt landen. Doppelte Titel blähen Ihre Sammlung auf und können sogar Probleme beim Zitieren bereiten. Wenn Sie beispielsweise zwei verschiedene Versionen derselben Quelle zitieren, könnte das Word Add-in spezielle Regeln anwenden, um die Quellen desselben Autors und Jahrs unterscheiden zu können.
Fast alle Literaturverwaltungsprogramme bieten eine Art Dubletten-Erkennung an. Wenn auch Ihr Programm dazu zählt, nutzen Sie die Funktion von Zeit zu Zeit. Manche Programme bieten sogar die Funktion, gleiche Titel automatisch zusammenzuführen.
Auch wenn Citavis Dubletten-Erkennung kein solches “Merging” beinhaltet, prüft Citavi beim Hinzufügen eines Titels auf mögliche Duplikate. Das schützt Sie davor, Titel überhaupt erst mehrfach in Ihre Sammlung aufzunehmen. - Vereinheitlichen Sie Namen von Autoren, Zeitschriften, Verlagen, etc.
Ebenso kann die Recherche in unterschiedlichen Datenbanken oder Ihre eigene Eingabe dazu führen, dass ein Autor in Ihrer Quellensammlung zwei oder mehrmals in unterschiedlicher Schreibweise vorkommt. Wenn Ihr Programm eine Funktion bietet, Autoren, Zeitschriften- oder Verlagsnamen zu vereinheitlichen, schaffen Sie dort Ordnung.
Im Menü Listen in Citavi können Sie leicht die Liste der Autoren, Zeitschriften, Verlage und Bibliotheken bereinigen. Hat die Software, die Sie nutzen, keine Listen-Funktion, aber Sie möchten dennoch die Autorennamen vereinheitlichen, sortieren Sie Ihre Titel nach Autorennamen. Gehen Sie die Titel der Reihe nach durch auf der Suche nach unterschiedlichen Schreibweisen.
Nutzen Sie Ihren Elan, um gleich weitere Informationen zu hinterlegen, beispielsweise die Abkürzung von Zeitschriftennamen. Jetzt ist auch die richtige Zeit, um Autorennamen in Großbuchstaben zu korrigieren, die sich über eine Datenbankrecherche in Ihr Projekt gemogelt haben. - Bereinigen Sie Schlagwörter, Kategorien oder Ordner
Analog zu Punkt 5 kann es sich auch lohnen, Ihre Liste von Tags, Schlagwörtern, Kategorien, Ordnern oder Gruppen zu durchforsten. Gibt es dort welche, die umbenannt, gelöscht oder zusammengeführt werden könnten? Die meisten Programme bieten dafür hilfreiche Funktionen. Wenn Sie Ihr persönliches Klassifikationssystem aktuell halten, finden Sie später wichtige Quellen schneller wieder, wenn es darauf ankommt.
Sie könnten auch nach unbenutzten Ordnungskriterien suchen. In Citavi löschen Sie leicht nicht (mehr) vergebene Schlagwörter, Kategorien oder Gruppen. - Überprüfen Sie Links
Enthält Ihre Literatursammlung Online-Quellen, prüfen Sie nach, ob alle Links noch funktionieren. Wenn eine Webseite nicht mehr erreichbar ist und Sie keine Kopie des Textes angefertigt haben, könnten Sie die Quelle gleich löschen wollen.
Benötigen Sie den nicht mehr erreichbaren Link noch, nutzen Sie die Wayback Machine.
Mit ihrer Hilfe könnten Sie eine archivierte Kopie der Webseite finden und in Ihrer Literaturverwaltung zusätzlich diesen Link eintragen.
In Citavi installieren Sie ein Add-on, das die Links für Sie prüft. Es geht durch alle Titel Ihres Projektes, die eine URL haben, und prüft, ob der Link noch erreichbar ist. Ist das der Fall, trägt das Add-on das aktuelle Datum im Feld “Zuletzt geprüft am” ein. - Makulieren Sie nicht mehr benötigte Quellen
In der Bibliothekswelt bezeichnet man das Aussondern von Medien, die nicht genutzt oder veraltet sind, als “Makulieren”. Makulieren Sie in Ihrem Projekt, indem Sie Ihre Einträge nach dem Datum sortieren, an dem sie zuletzt geändert wurden. Dann schauen Sie durch diese Titel und löschen diejenigen, die Sie lange nicht genutzt haben oder nicht mehr brauchen.
Wenn Sie dennoch Titel abgeschlossener Projekte aufbewahren möchten, auch wenn Sie diese voraussichtlich in nächster Zeit nicht benötigen, könnte das Archivieren besser geeignet sein (siehe Punkt 10 unten). - Führen Sie eine Rechtschreibprüfung durch
Insbesondere wenn Sie viele Notizen oder andere Texte in Ihrer Software speichern, könnten Sie die Rechtschreibprüfung Ihres Programms nutzen, falls verfügbar. Wichtig ist, dass die Standardsprache des Wörterbuchs Ihrer bevorzugt verwendeten Sprache entspricht. In manchen Programmen, zu welchen auch Citavi zählt, können Sie mehrere Wörterbücher in unterschiedlichen Sprachen auswählen oder neue Begriffe zum Standardwörterbuch hinzufügen. - Archivieren Sie veraltete Projekte
Manche Nutzer von Literaturverwaltungsprogrammen verwenden ein großes “Lebensprojekt” für alle Daten. Andere Nutzer erstellen ein neues Projekt oder eine neue Bibliothek für jede Arbeit, jeden Zeitschriftenartikel oder jedes Buchprojekt. Zählen Sie zur letzten Gruppe, möchten Sie ein Projekt aus dem Blick haben, sobald es beendet ist. Aber Sie möchten auch weiterhin darauf zugreifen, falls Sie eine Quelle in Zukunft nochmal benötigen.
Wenn Sie ein Programm nutzen, das lokal auf Ihrem Computer installiert ist, archivieren Sie Ihr Projekt unter Umständen nur, indem Sie die Dateien und PDFs auf eine externe Festplatte verschieben. Andere Programme wie Citavi bieten eine spezielle Archivierungsfunktion, die eine komprimierte Datei erstellt.
Wir hoffen, diese Pflegetipps motivieren Sie zum Großreinemachen in Ihrem Literaturverwaltungsprogramm!
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