Offline-Ordner für PDFs in Citavi6-Projekten (Cloud)

Alexander S. hinzugefügt 1 Woche her
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Guten Tag


Vorab: Ein grosses Kompliment dem Citavi-Team für den neuen Wurf mit der Version 6 und den Cloud-Funktionalitäten! Einmal mehr haben Sie mit Ihrem fundierten Verständnis für Wissensmanagement und wiss. Arbeiten, kombiniert mit der grossen Sorgfalt Ihrer Entwicklungen, alle Gründe bestätigt, weshalb ich seit über 10 Jahren auf Citavi setze.


Nun habe ich nachfolgend einen Vorschlag für einige Weiterentwicklungen reps. Verbesserungen.


Ausgangslage: Die Integration von Citavi-Anhängen (PDF) mit dem Betriebssystem (hier WinXP-10) funktionierte und funktioniert sehr gut. Seit der Migration in die Cloud (Citavi6) habe ich diese statt via Dropbox nun via Citavi auf allen Geräten verfügbar. Das ist super. Nun ist es jedoch so, dass die PDF aus lokaler Sicht gewissermassen "in Citavi verschwunden" sind. Wenn ich sie aus Citavi öffne, werden lokale Kopien angelegt (mit kryptischen Titeln). Diese werden, bei Annotation, korrekterweise wieder zurück in Citavi synchronisiert.


Problem: Daraus ergeben ich einige Nachteile, die ich nachfolgend zusammenfasse.

  1. Tabs in PDF-Reader zeigen kryptische Titel --> unübersichtlich
  2. Kopien der PDFs müssen (z.B. für Versand via E-Mail) in "verstecktem" Temp-Ordner gesucht und hervorgeholt werden --> mühsam
  3. Wenn ich Citavi nicht geöffnet habe, sind die PDFs nicht auffindbar. --> inflexibleres Dateienmanagement
  4. Zwar kann ich mit "Save all att. locally ..." die Dateien offline (und lokal) verfügbar machen. Das ist ein wichtiges Feature! Diese Kopien werden jedoch in den AppData-Ordner synchronisiert (kryptischer Pfad, kryptische Dateinamen). (Und das Caching muss ich manuell wiederholen?) --> unpraktisch


Idee/Vorschlag/Lösung: Die beschriebenen Probleme würden adressiert, wenn

  1. die PDF-Dateien mit dem (sehr praktischen!) "Citavi short title" statt einer kryptischen ID gespeichert würden,--> adressiert P1 (und P3)
  2. die lokale Kopie der PDF-Dateien in einem vom Betriebssystem indexierten Ordner (z.B. .../Documents/Citavi/Projects/.../Citavi Attachments/...) abgelegt würden und--> adressiert P2 und P3
  3. die lokale Kopie(n) laufend synchronisiert würde(n).--> adressiert P4


So weit mein Vorschlag.


Falls eine Umsetzung der Vorschläge mit zu grossem technischen Aufwand verbunden sind oder besser mein gedankliches Konzept resp. meine Arbeitsweise zu revidieren ist, kann ich das verstehen und bin gespannt auf Ihre Überlegungen.


Beste Grüsse

AS

Antworten (10)

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"Diese werden, bei Annotation, korrekterweise wieder zurück in Citavi synchronisiert." Nein, nicht unbedingt. Wenn man die Dateien außerhalb Citavis bearbeitet, etwa annotiert, werden die Änderungen danach u.U. wieder überschrieben.

Und ohne den Enthusiasmus für die Cloud auszubremsen (wenn es wirklich so gut in den Workflow passt, ist ja super). Anders als normale Cloud-Dienste ist die Citavi-Cloud nicht verlustfrei. PDF-Dateien werden komprimiert, was potentiell etwas überraschend sein kann, wenn die PDF-Sammlung nicht nur aus "echten PDF-Dateien" (welche also nativ als PDF-Dateien erstmalig erzeugt wurden), sondern etwa aus Scans besteht. Wenn man da die Dateien nur in der Citavi-Cloud hat, hat man nachher weniger als vorher, und auch wenn man das nicht unbedingt merken mag an der grafischen Auflösung.

Es ist nicht wirklich eine Cloud-Lösung, welche PDF-Dateien verwaltet, es ist eine Cloud-Lösung, welche PDF-Dateien verwaltet, soweit diese für die Arbeit innerhalb Citavis verwendet werden. Für die Verwendung der gleichen Dateien außerhalb Citavis ist die Cloud nicht so recht angelegt.

Man muss also die Dateien doppelt haben, wenn man eine "Ewigkeitssammlung" möchte, und so ganz komfortabel ist die Arbeit mit den PDF-Dateien in Editoren außerhalb Citavis auch nicht. Ist ja nicht schlimm, wenn einen das nicht interessiert, aber man muss sich der Beschränkung bewußt sein. Für mich war das letztendlich nichts, aber jeder Jeck ist anders.

PS: Ich ringe mit mir, darauf hinzuweisen, dass ähnliche Vorschläge wie hier schon mehrfach im Forum gemacht wurden. Macht wahrscheinlich nichts, es trotzdem nochmal zu machen.

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*grins*


...gutes Timing...siehe zeitnahe andere Threads...aber vorsicht, könnte leicht gereizte SUpport/Entwickler-Antworten zur Folge haben... ;-)

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Ich persönlich fand Herrn Schempps Antwort äußerst freundlich und sachlich und gar nicht gereizt. Mir würde eine solche Gelassenheit abgehen.

Edit: Antwort ignorieren, ich habe die ganze Korrespondenz in dem Thread gar nicht gesehen. Das wurde von dir also auch durchaus schon anerkannt.

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Da scheine ich etwas verpasst zu haben. Hättest Du mir ggf. Links zu den Threads?

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Das war weniger auf bereits erhaltene Antworten gemünzt, als darauf, dass das andauernde Vorschläge/Anfragen von Features, die "sicher nicht geben wird" durchaus mal aggressiv machen *könnte*

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Guten Tag Jan

Danke für Deine Ausführungen! Nachfolgend, in Kurzform, meine Überlegungen und Erfahrungen dazu:

  1. Cloud-Sync: Was die "Umstände" sind, unter denen nicht synchronisiert wird, weiss ich nicht. Bis anhin hatte ich im Citavi6 keine Probleme, PDFs mit [Ctrl]+[Alt]+[O] aus Citavi im Acrobat zu öffnen, zu kommentieren, highlighten etc., speichern und schliessen, um unmittelbar darauf auf einem anderen Gerät dasselbe PDF mit den (synchronisierten) Annotationen weiter zu verarbeiten.
  2. Hinsichtlich der Komprimierung habe ich keine Erfahrungen, kann aber - sofern korrekt - Deinen Einwand gut verstehen. Mein Lob der Cloud beruht insb. auf dem Nutzen für kollaborative Projekte. Bis anhin wurden (insb. auch von meinen Studierenden) Zotero oder Mendely dem Citavi vorgezogen, welche zwar als bequemer erachtet wurden, jedoch meist nicht das gleiche Präzisionniveau des Metadatenhandlings wie in Citavi erreichten.
  3. Deine Einschätzung hinsichtlich PDF-Verwaltung teile ich. Daher rührt auch mein Vorschlag.Meine Hoffnung ist, dass mit Citavi6 ein so grosser Schritt in Richtung Cloud gemacht wurde, dass ggf. sogar mal eine Online- oder Mobile-Lösung o.Ä. drinliegt.
  4. Über Vorzüge von PDF-Editoren lässt sich diskutieren. Mir ist an Flexibiliät gelegen. Dazu gehört für mich auch, dass ich nicht unbedingt Citavi öffnen müssen möchte, wenn ich mit den darin verwalteten Dateien/PDF/Attachment hantiere. Dies habe ich in den vorigen Versionen geschätzt.
  5. Kein Ringen notwendig: Ich habe das Forum in DE und EN durchsucht und habe mit verschiedenen Suchstrategien keinen treffenden Beitrag gefunden. So habe ich mich entschieden, einen neuen zu eröffnen.Falls jemand aber treffende Hinweise/Links hat, wäre ich daran interessiert.

Beste Grüsse, AS

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Zu 1) weiß ich auch nur, was in dem von mir verlinkten Thread stand. Ich selber nutze die Cloud aufgrund der Einschränkungen nicht (was aber wie gesagt nicht heißen soll, daß ich sie grundsätzlich für sinnlos halte, nur daß sie für meinen Einsatzzweck nicht geeignet ist, bzw. mehr Ärger als Nutzen).

Zu 5) Siehe etwa hier, hier und der Running Gag hier. Relativ beeindruckend in Retrospektive an dem letzten Thread ist eigentlich, wie schnell die Diskutanten, mich eingeschlossen, skeptisch ob der Cloud-Lösung wurden und es ein 8-Seiten-Thread wurde, obwohl da nur eine en-passant-Bemerkung bzgl. der Cloud gemacht wurde.

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Danke für die Links. Damit kann ich den Diskurs besser nachvollziehen.

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Vor allem hier wurden bereits wichtige Aspekte meiner Vorschläge diskutiert. Um das Thema entsprechend fortzuführen und zu fokussieren, nachfolgend einige Präzisierungen.

Ich spreche ausschliesslich von Cloud-Projekten und fokussiere auf die zwei Punkte 1.) PDF-Titel/Dateiname und 2.) Speicherort.

Für 2.) verstehe ich, dass mit dem Vorschlag von TS (hier) zur Nutzung des Symlink-Creator ein Workaround vorgeschlagen wurde (ein guter, pragmatischer Vorschlag). Ggf. liesse sich das Ganze längerfristig benutzerfreundlicher gestalten (man denke z.B. an geschäftliche Konfigurationen ohne Admin-Rechte). In Verbindung mit der Dateinnamensthematik greife ich die Problem-Szenarien von TS mit folgenden Gedanken auf:


S1: "Hello World.pdf" in "Hallo Welt.pdf"

Bei anderen Cloud-Diensten (Dateimanagement) hat sich etabliert, dass die Datei dupliziert wird (z.B. Dropbox mit "conflicted copy").

a) Könnte Citavi ev. auch einfach eine zwei Datei dem Titel hinzufügen, z.B. auch mit Hinweis in Dateinamen auf "Sync-Konflikt"?

S2: Zeichen in Dateinamen inkompatibel mit Betriebssystem

Mein Betriebssystem sagt mir auch, "a filename cannot contain any of the follwing characters: ?!...."

b) Könnte Citavi z.B. nur allg. kompatbile Zeichen im Dateinamen akzeptieren?

S3: Lokale Freiheiten zur Namensvergabe

Auch bei älteren Citavi-Versionen gab es ab und zu, dass eine Datei nicht korrekt verlinkt war.

c) Liesse sich z.B. in Citavi-Cloud implementieren, dass es in der Dateiliste mit einem Hinweis auf das Problem heisst : "diese Datei kann nicht synchronisiert werden" (Sync. i.S.v. hochgeladen oder runtergeladen)?

S4: Pfadlänge

Tönt nach einer Herausforderung. Mit älteren Versionen von Citavi habe ich ähnliches erlebt. Musste jeweils Dateinamen manuell kürzen oder Ordner verschieben. Das Thema Dateinamen-Länge ist auch bei anderen Cloud-Diensten teilweise mit Problemen verbunden. Der User scheint nicht ganz aus der Eigenverantwortung befreit werden zu können.

d) Lösung ev. gemäss S3.c?


Dies mal für einen Weg vorwärts. Gegen "80:20"-Probleme und Wirtschaftlichkeitsaspekte in der Lösung genannter Thematik lässt sich nichts sagen. Bis anhin hat das Team der Swiss Academic Software GmbH mit Citavi aber m.E. langfristig benutzerfreundliches Urteilsvermögen in entsprechenden Abwägungen demonstriert.


Beste Grüsse, AS

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Bezüglich S1 wäre auch eine Lösung i.S.v. "Check-out"/"Check-in" denkbar. Dokumente würden auf diese Weise, während im Cache bearbeitet, für andere User zu "read-only". Man kennt das z.B. bei MS Word etc.: "das Dokument für die Bearbeitung durch einen anderen Benutzer gesperrt ist ..." oder "Achtung: es besteht ein Synchronisationskonflikt. Änderungen können nicht gespeichert werden ... gehen verloren etc.".

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