Dokumententyp wechseln, was geschieht mit den WE?

Erika L. hinzugefügt 2 Monaten her
beantwortet

Hallo C6-Team,

Im Handbuch beschreiben Sie die verschiedenen Typen und wie man diese wechseln kann (neuen Typ auswählen). Soweit gut.

Was passiert mit bereits erfassten WE während der Dokumententyp gewechselt wird? Hier wäre eine Erläuterung hilfreich.

Situation A: Monografie enthält 10 PDF Dokumente, welche eigentlich Beiträge in einem Sammelwerk sind.

Situation B: 10 PDF Dokumente wurden als Beiträge erfasst, obwohl sie als Schriften eines Autors bzw. als Monografie erfasst werden müssten.

Alle PDF's sind im lokalen Citavi-Ordner (Standard) gespeichert.

Welche Vorgehensschritte empfehlen Sie beim Wechsel zwischen

- Mutter-Tochter-Dokumententypen und Mono-Dokumententypen

-Mutter-Tochter-Dokumententypen und Muter-Tochter-Dokumententypen

FG Erika

Kommentare (3)

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Hallo Erika,

vielen Dank für Ihre Frage.

Generell bleiben die Daten eines Titels inkl. der aufgenommen Wissenselemente und der angehängten Dateien erhalten, wenn Sie den Dokumententyp ändern. Allerdings kann es sein, dass Sie anschließend die bibliographischen Daten korrigieren müssen: Wenn einige Daten in Feldern eingetragen waren, welche es beim neuen Dokumententyp nicht gibt, werden diese auf der Registerkarte "Titel" unten in eckigen Klammern angezeigt und müssten dann in andere Felder übertragen werden.

Wichtig ist, dass nicht einfach mehrere Titel (etwa Beiträge) automatisch zu einem einzigen Werk zusammengeführt werden können, sondern die Daten dann via Copy&Paste übertragen werden müssten - was ggf. zulasten der Verknüpfungen der Wissenselemente mit den Annotationen im PDF-Dokument geht.

A) Monographie mit 10 PDF-Dateien, die eigentlich Beiträge in einem Sammelwerk sind

  1. Klicken Sie bei der Quelle im Reiter "Titel" auf den blau hervorgehobenen Dokumententyp "Buch (Monographie)" und wählen stattdessen "Buch (Sammelwerk)" aus.
  2. Klicken Sie im Menü "Titel" auf "Duplizieren" und wechseln Sie zum duplizierten Titel.
  3. Ändern Sie den Dokumententyp, indem Sie im Reiter "Titel" auf den blau hervorgehobenen Dokumententyp "Buch (Sammelwerk)" klicken und den gewünschten Dokumententyp "Beitrag" auswählen.
  4. Wählen Sie beim Beitrag im Reiter "Titel" unter "Übergeordneter Titel" das Sammelwerk aus.
  5. Während der Beitrag weiterhin selektiert ist, klicken Sie im Menü "Titel" auf "Duplizieren". Wiederholen Sie den Vorgang, bis die Zahl der gewünschten Beiträge erreicht ist (in dem Fall also noch 8-mal).
  6. Rufen Sie die Beiträge der Reihe nach auf, ergänzen die bibliographischen Daten (Autor, Titel, Seitenbereich) und löschen jeweils die neun nicht benötigten PDF-Dateien sowie die zugehörigen Wissenselemente (nun erkennbar an dem fehlenden Verknüpfungssymbol).
  7. Rufen Sie das Sammelwerk auf, löschen die 10 nicht mehr benötigten PDF-Dateien und alle Wissenselemente.

Wenn Sie die Monographie bereits mit Citavis Word Add-in zitiert hatten, erscheint im Text nun jeweils das Sammelwerk. Sie müssten die Nachweise im Text daher alle löschen und die Beiträge jeweils mit Citavis Word Add-in neu einfügen.

B) 10 PDF-Dokumente wurden als Beiträge in einem Sammelwerk erfasst, obwohl sie als Beiträge in Schriften eines Autors erfasst werden müssten (oder umgekehrt)

Hier ist das Vorgehen am einfachsten:

  1. Klicken Sie bei dem übergeordneten Werk im Reiter "Titel" auf den blau hervorgehobenen Dokumententyp "Buch (Sammelwerk)" und wählen stattdessen "Schriften eines Autors" aus (bzw. umgekehrt).
  2. Korrigieren Sie ggf. die bibliographischen Daten, also den Autor bzw. den Herausgeber des übergeordneten Werks.

Die Beiträge (inkl. der Datei-Anhänge und Wissenselemente) bleiben weiterhin erhalten und sind noch mit dem übergeordneten Werk verknüpft.

Wenn Sie die Beiträge bereits mit Citavis Word Add-in zitiert hatten, klicken Sie in Citavis Word Add-In im Reiter Citavi auf Aktualisieren: https://www.screencast.com/t/s82CaubZNdr [Screenshot]

C) Sonderfall: 10 PDF-Dokumente wurde als Beiträg in einem Sammelwerk erfasst, obwohl diese als Beiträge im Gesetzeskommentar erfasst werden müssten

  1. Klicken bei dem ersten Beitrag im Reiter "Titel" auf den blau hervorgehobenen Dokumententyp "Beitrag" und wählen stattdessen "Beitrag im Gesetzeskommentar" aus. Dadurch besteht auch die Verknüpfung zum übergeordneten Werk nicht mehr. (Dies ist die Voraussetzung dafür, beim übergeordneten Werk den Dokumententyp zum Gesetzeskommentar ändern zu können.)
  2. Wiederholen Sie den Schritt 1 für alle anderen Beiträge im betreffenden Sammelwerk.
  3. Klicken Sie bei dem (ehemals übergeordneten) Sammelwerk im Reiter "Titel" auf den blau hervorgehobenen Dokumententyp "Buch (Sammelwerk)" und wählen stattdessen "Gesetzeskommentar" aus.
  4. Rufen Sie die Beiträge der Reihe nach auf und wählen unter "Übergeordneter Titel" jeweils den frisch geänderten Gesetzeskommentar aus.

Die Beiträge (inkl. der Datei-Anhänge und Wissenselemente) bleiben weiterhin erhalten und sind wieder mit dem übergeordneten Werk verknüpft.

Wenn Sie die Beiträge bereits mit Citavis Word Add-in zitiert hatten, klicken Sie in Citavis Word Add-In im Reiter Citavi auf Aktualisieren: https://www.screencast.com/t/s82CaubZNdr [Screenshot]

D) 1 PDF-Dokument wurden als Beitrag im Sammelwerk oder in Schriften eines Autors erfasst, obwohl der Beitrag als Monographie erfasst werden müsste

  1. Klicken bei dem Beitrag im Reiter "Titel" auf den blau hervorgehobenen Dokumententyp "Beitrag" und wählen stattdessen "Buch (Monographie)" aus. Dadurch besteht auch die Verknüpfung zum übergeordneten Werk nicht mehr, was in dem Fall ja erwünscht ist.
  2. Übertragen Sie die bibliographischen Daten (sowie ggf. auch Kategorien, Gruppen, Schlagwörter Aufgaben etc.) des ehemals übergeordneten Werk auf den soeben frisch zur Monographie geänderten Titel und korrigieren Sie ggf. nun falsch erfasste Einträge (z.B. im Feld "Seiten von-bis").
  3. Wenn alles übertragen wurde, können Sie das nicht mehr benötigte übergeordnete Werk löschen.

Wenn Sie den Beitrag bereits mit Citavis Word Add-in zitiert hatten, klicken Sie in Citavis Word Add-In im Reiter Citavi auf Aktualisieren: https://www.screencast.com/t/s82CaubZNdr [Screenshot]

E) 10 PDF-Dokumente wurden als Beiträge erfasst, obwohl sie als Monographie erfasst werden müssten

Bei diesem Fall ist es leider nicht möglich, die Verknüpfungen der Wissenselemente mit den entsprechenden Annotationen in den PDF-Dokumenten zu erhalten, sobald Sie diese bei einem einzigen Titel zusammenführen.

  1. Klicken bei dem Beitrag mit den meisten Annotationen und Wissenselementen im Reiter "Titel" auf den blau hervorgehobenen Dokumententyp "Beitrag" und wählen stattdessen "Buch (Monographie)" aus. Dadurch besteht auch die Verknüpfung zum übergeordneten Werk nicht mehr, was in dem Fall ja erwünscht ist.
  2. Übertragen Sie die bibliographischen Daten (sowie ggf. auch Aufgaben etc.) des ehemals übergeordneten Werk auf den soeben frisch zur Monographie geänderten Titel.
  3. Rufen Sie den zweiten Beitrag auf und wählen Sie in der PDF-Vorschau unter Extras > PDF-Annotationen exportieren > "In die vorhandene Datei".
  4. Klicken Sie bei der Monographie im Reiter "Titel" auf "Lokale Datei", wählen die PDF-Datei mit den Annotationen des zweiten Beitrags aus und wählen die Option "Verknüpfen".
  5. Markieren Sie beim zweiten Beitrag im Reiter "Zitate, Kommentare" alle Wissenselemente und drücken Strg+C.
  6. Fügen Sie bei der Monographie im Reiter "Zitate, Kommentare" alle Wissenselemente mit Strg+V ein.
  7. Denken Sie daran, ggf. auch noch andere Informationen wie Kategorien, Gruppen, Schlagwörter Aufgaben etc. zu übertragen.
  8. Wiederholen Sie die Schritte 3-7 für alle weiteren Beiträge.
  9. Wenn alles übertragen wurde, können Sie die nicht mehr benötigten Beiträge löschen.

Wenn Sie die Beiträge bereits mit Citavis Word Add-in zitiert hatten, gehen Sie anschließend folgendermaßen vor:

  1. Der Beitrag, den Sie zur Monographie geändert haben, wird automatisch aktualisiert. Falls nicht, klicken Sie in Citavis Word Add-In im Reiter Citavi auf Aktualisieren: https://www.screencast.com/t/s82CaubZNdr [Screenshot]
  2. Wechseln Sie dann in Word in Citavis Word Add-In auf die Karteikarte Nachweise. Halten Sie Ausschau nach den betreffenden Nachweisen der Beiträge. Sie werden den Titel schnell daran erkennen, dass ihm ein graues Icon mit zwei Fragezeichen voransteht.
  3. Markieren Sie den Titel.
  4. Sie sehen jetzt unten auf der Karteikarte Nachweise eine Schaltfläche "Titel neu verknüpfen", s.a. http://screencast.com/t/NSrVFCq5j. Klicken Sie auf diese Schaltfläche.
  5. Citavis Word Add-In blendet ein Suchfenster ein, über das Sie den Titel suchen können, unter dem Sie die Beiträge in Ihrem Projekt zusammengefasst hatten. Wenn Sie den Titel gefunden haben, klicken Sie auf OK. Wenn der ursprüngliche Beitrag bereits im Projekt gelöscht wurde, werden dadurch alle zitierten Nachweise des Beitrags auf einmal mit der neuen Monographie verknüpft.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 2-5 für die weiteren zitierten Beiträge.

Sie finden die obige Information auch in unserem Handbuch unter: http://www.citavi.com/sub/manual6/de/index.html?reassigning_references.html

Viele Grüße

Susanne

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Liebe Susanne,

Vielen Dank für Ihre ausführliche Anleitung.

Ich bin froh, dass WE mit dem PDF mitgezügelt werden können und man nicht bei Null anfangen muss.

FG Erika

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Liebe Erika,

gern geschehen und vielen Dank für Ihre freundliche Rückmeldung.

Viele Grüße

Susanne