Alle Titel inklusive PDFs durchsuchen

Fabian F. hinzugefügt 15 Monaten her
unbeantwortet

Hallo,


ich würde gerne mein gesamtes Citavi-Projekt inklusive den verknüpften PDF-Dateien nach einem Begriff durchsuchen.

Hier: https://www1.citavi.com/sub/manual5/de/index.html?searching_inside_files.html

habe ich gelesen, dass das wohl für die Server-Version möglich ist. Gehe ich richtig davon aus, dass es aber für die Desktop-Version (6.3.0.0) nicht möglich ist?

Vielen Dank!

Kommentare (24)

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Das geht prächtig mit DocFetcher. Habe ich seit Jahren im Einsatz und hilft mir ungemein.

Freundliche Grüße, Pragmarius

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Hallo Fabian

In Citavi 6 ist die Suche über Titel und Volltext auch bei lokalen Projekten möglich, siehe Citavi 6-Handbuch.

Bei Cloud-Projekten geht die Suche jedoch deutlich schneller.

Viele Grüße

Jana

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Ich war davon ausgegangen, dass Fabian Citavi 5 fährt. Er hat den Beitrag zwar unter Citavi 6 eingetragen, verwies aber auf das Handbuch von Citavi 5. Aber DocFetcher ist auch besser als die Dokumentsuche in lokalen Projekten von Citavi 6.

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Alles klar, vielen Dank für die schnellen und hilfreichen Antworten!

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Die Suche funktioniert soweit in C6. Mit "ft:Zecke" erhalte ich 131 Titel. Wo in C6 ist ersichtlich, wie viele Fundstellen pro Dokument C6 gefunden hat? Sind bei einem Titel z.B. 87 Dokumente 001116c964635566a2198dd0446c60c5

angehängt, dann wird die Suche aufwändig. Zumal in der Suchfunktion beim pdf-Dokument keine Suchfunktion gespeichert werden kann.

Oder müsste ich bei meiner Suche anders vorgehen?

FG Erika

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Liebe Erika

Die Treffer im PDF lassen Sie sich wie in diesem Screenshot gezeigt anzeigen.

Viele Grüße

Jana

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Liebe Jana,

Perfekt! Vielen Dank für Ihre rasche Antwort.

FG Erika

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Liebe Jana,

Wie finde ich die Treffer, wenn der Titel 87 angehängte PDF-Dateien hat?

96b65f9ac381350f1b886198b193c8d2

C6 zeigt mir an, dass er in allen PDF's insgesamt 132 Treffer hat, aber nicht in welchem konkret. Es wird ein Kapitel bzw. PDF sein. Gibt es eine einfache Lösung um das betreffende zu identifizieren?

FG Erika

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Liebe Erika

Im Bereich "Standorte" meines Screenshots sehen Sie direkt die PDFs, die den Suchbegriff enthalten.

Wählen Sie das passende Dokument aus und klicken Sie auf "Anzeigen".

Dann sollte Citavi zu dem zugehörigen Titel springen und die passende PDF-Datei in der Vorschau anzeigen.

Viele Grüße

Jana

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Liebe Jana,

Im Kontext der Volltextsuche noch eine andere Frage. Ich habe diese Volltextsuche gespeichert. Warum macht C6 (z.B. nach einem Neustart) eine erneute Suche (wenn ich auf die gespeicherte Suche klicke), obwohl keine neuen Titel und PDF's erfasst wurden? Warum kann C6 nicht einfach die Resultate aus der vorherigen gespeicherten Suche listen? Oder verstehe ich gespeicherte Suche von C6 falsch? Führt C6 die Suche komplett erneut durch, weil C6 zwischenzeitlich erfasste Wissenselemente aus der vormaligen Suche auch durchsucht? Oder müsste ich die gefundenen Resultate anschliessend entweder mit einer Kategorie oder Gruppe kennzeichnen und so einfacher/schneller aufrufen können? Aber mit der Kategorisierung/Gruppierung entfällt die Anzeige der Treffer im Dokument (bzw. muss manuell pro Dokument durchgeführt werden). Hier wäre es bei einer gespeicherten Suche hilfreich C6 anweisen zu können: a) liste mir die Ergebnisse der zuletzt durchgeführten Suche auf ((mit dem Wissen, dass zwischenzeitlich eingefügte Titel, PDF's nicht darin enthalten sind)) oder b) führe eine erneute Suche mit den gespeicherten Parametern durch.


FG Erika

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Liebe Erika

Eine gespeicherte Suche enthält Ihre Suchbegriffe, die Sie für eine vorherige Suche genutzt hatten - die Suche wurde aber bei der Wahl der gespeicherten Suche neu ausgeführt.

Geht es Ihnen darum, bestimmte Treffer einer vorherigen Suche schnell aufzurufen, nutzen Sie bitte die Marken oder eine Gruppe.

Viele Grüße

Jana

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Liebe Jana,

"Geht es Ihnen darum, bestimmte Treffer einer vorherigen Suche schnell aufzurufen, nutzen Sie bitte die Marken oder eine Gruppe."

Dies setzt voraus, dass ich die Suchresultate bearbeitet habe, d.h. falsch positive nicht markiert habe. Ich kann mir dann zwar die Suchresultate mit der Gruppe anzeigen lassen, aber wie ich schon oben meinte " Aber mit der Kategorisierung/Gruppierung entfällt die Anzeige der Treffer im Dokument (bzw. muss manuell pro Dokument durchgeführt werden)".

FG ERika

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Liebe Erika

Ja, die Stellen im Dokument bleiben nicht markiert nachdem die Suche beendet wurde.

Sie müssten die Suche im PDF neu durchführen oder die gespeicherte Suche komplett neu ausführen.

Hat ein Titel mehrere PDFs und die Markierung des Titels reicht nicht aus, könnten Sie auch die PDF-Datei selbst mit einer Notiz kennzeichnen. Dazu machen Sie einen Rechtsklick auf den Standort und wählen "Bearbeiten", siehe Screenshot.

Möchten Sie die Stellen im PDF speichern, an welchen der Suchbegriff gefunden wurde, könnten Sie den roten Textmarker nutzen.

Viele Grüße

Jana

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Liebe Jana,

Verstehe ich Sie richtig: eine Eingrenzung der Volltextsuche auf eine vorher definierte Gruppe oder Kategorie ist nicht möglich?

FG Erika

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Liebe Erika

Bitte nutzen Sie dazu die Erweiterte Suche.

Viele Grüße

Jana

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Liebe Jana,

Irgendetwas scheine ich falsch zu machen. Nach meiner ersten Volltextsuche habe ich die gefundenen 120 Titel sowohl mit einer Gruppe als auch mit einer Kategorie gekennzeichnet. Nach dem Neustart von C6 möchte ich gerne eine Volltextsuche mit der erweiterten Suche machen

d74a0c8d6cfcb6b4b687c1cdee29e280aber C6 führt eine komplette Volltextsuche aller Titel (> 13'000) des lokalen Projektes durch.

Ich wünsche mir, dass C6 eine eingegrenzte Suche durchführt, da eine komplette Suche sehr zeitaufwändig ist und währenddessen nicht in C6 gearbeitet werden kann.

Eine Auslagerung der gruppierten Titel in die Cloud grenzt zwar die Suchzeit ein, jedoch müssen die die angehängten Dateien teilweise einzeln zuerst runtergeladen werden, bevor die Textstelle angezeigt wird. Dies ist auch wider mit Zeit verbunden.

Ihr angegebener Link zeigt eine Suche für "Schlagwörter OR Schlagwörter", funktioniert bei mir jedoch nicht für "Volltext AND Kategorie". Meine Frage bleibt: Wie kann ich effizient eine Volltextsuche in einem lokalen Projekt für eine definierte Anzahl Titel (Gruppe, Kategorie) durchführen?


FG Erika

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Liebe Erika

Ich habe Sie wohl falsch verstanden: Sie bezogen sich nicht auf das Ergebnis einer Suche, sondern auf den Suchprozess an sich. Wenn Sie die Suche in lokalen Projekten durchführen, kann Citavi nicht auf einen Volltextindex zurückgreifen und durchsucht alle Dateien einzeln. Bei vielen Dateien rechnen Sie dann mit einer längeren Suchzeit.

Eine Eingrenzung der PDF-Suchfunktion, dass beispielsweise nur die PDFs einer bestimmten Kategorie während des Suchprozesses durchsucht werden, ist innerhalb eines Projektes nicht möglich (jedoch eine Eingrenzung der Treffer).

Um Zeit bei der Suche zu sparen, nutzen Sie bitte immer ein Cloud-Projekt, in welchem ein Volltext-Index angelegt wird. Hier geht die Suche deutlich schneller. Sie laden alle PDFs Ihres Cloud-Projektes wie hier beschrieben herunter.

Viele Grüße

Jana

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Liebe Jana,

Vielen Dank für die Präzisierung. Was meinen Sie mit "jedoch eine Eingrenzung der Treffer"?

Es wäre jetzt natürlich sehr Benutzerfreundlich, wenn eine eingegrenzte Volltextsuche auch in einem lokalen Projekt möglich wäre.

Das beschriebene Vorgehen scheint mir sehr aufwändig: 1. Volltextsuche lokal; 2. Ergebnis Kategorisieren; 3. Ergebnis in ein Cloudprojekt verschieben; 4. PDF runter laden; 5. Bearbeitete Titel inkl. PDF's zurück in lokales Projekt verschieben.

Bisher war ich zurückhaltend bzgl. Verschieben von Titel mit PDF's aufgrund im Forum beschrieben Datenverlustes bei PDFs: "Anders als normale Cloud-Dienste ist die Citavi-Cloud nicht verlustfrei. PDF-Dateien werden komprimiert, was potentiell etwas überraschend sein kann, wenn die PDF-Sammlung nicht nur aus "echten PDF-Dateien" (welche also nativ als PDF-Dateien erstmalig erzeugt wurden), sondern etwa aus Scans besteht. Wenn man da die Dateien nur in der Citavi-Cloud hat, hat man nachher weniger als vorher, und auch wenn man das nicht unbedingt merken mag an der grafischen Auflösung".

Bzgl. des Download-Prozesses verstehe ich folgende Aussage (markiert mit "unterstrichen") aus dem Handbuch nicht "Citavi speichert die heruntergeladenen PDFs im Ordner C:\Users\IHR.NAME\AppData\Local\Swiss Academic Software\Citavi 6\ProjectCache. Citavi kann die Dateien nur nutzen, wenn Sie nichts hier ändern (umbenennen, verschieben oder ähnliches)." Nach der Volltextsuche möchte ich ja die Dateien bearbeiten (Wissenselemente u.ä. erstellen) und die bearbeiteten Dateien im lokalen Projekt weiter nutzen.

Das mit dem Verschieben in die Cloud funktioniert nur, wenn das angestrebte Cloudprojekt die Datenmenge nicht überschreitet. Dann müsste ich eher die gefundenen Dateien (Schritt 1) in ein lokales Projekt verschieben und dort weiterarbeiten. Unabhängig vom Verschieben in ein lokales oder ein Cloudprojekt. Bei solchen Aktionen (verschieben, kopieren) besteht doch immer das Risiko, dass Titel, Wissenselemente oder Attachments verloren gehen. >> Wie kann ich dieses Risiko reduzieren?

Gerne rege ich an, dass für die Suche d7857df319136324f2d904ee252ddb76 hier ebenfalls Suchvorgänge gespeichert werden können. Aktuell muss man bei jedem PDF erneut die Suchparameter manuell eingeben. Deshalb war mein Wunsch nach einer Suche in den Suchergebnissen.

Eine gespeicherte Suche (v.m. Operanten) würde die Arbeit in der PDF-Suche (s. Grafik) etwas reduzieren. Dann könnte nach o.g. Schritt 2 die kategorisierten Titel manuell durchsucht werden. Je nach Anzahl Ergebnissen in der Volltextsuche kann man die Treffer nicht in einem Arbeitsschritt bearbeiten (markieren, Wissenselemente etc.). Nach einem Neustart von C6 sind die Ergebnisse der Volltextsuche ja weg.

FG Erika

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Liebe Erika


Ich meinte, dass die Kombination der Volltextsuche mit weiteren Suchkriterien möglich ist (z.B. Volltextsuche nach "Food" und Kategorie "Einleitung" zeigt nur Treffer dieser Kategorie als Ergebnis an).


Ist die schnelle Volltextsuche über viele PDFs für Ihre Arbeit wichtig, nutzen Sie bitte ausschließlich ein Cloud-Projekt.

Denn einen Volltextindex gibt es nur bei Cloud-Projekten und bei DBServer-Projekten (für Unternehmen und Teams interessant).


Beim Upload in ein Cloud-Projekt werden PDFs komprimiert.

Hatten Sie einen Daten- oder Qualitätsverlust beim Upload oder Verschieben erleben müssen?


Die Einschränkung im Handbuch meint, dass Sie über den Datei-Explorer die PDFs nicht umbenennen oder mit externen PDF-Readern bearbeiten sollten.

Innerhalb Ihres Citavi-Projektes gilt diese Einschränkung nicht.


Vielen Dank für Ihren Verbesserungsvorschlag, den ich gerne erfasst habe.


Viele Grüße

Jana

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Liebe Jana,

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

"Volltextsuche nach "Food" und Kategorie "Einleitung" zeigt nur Treffer dieser Kategorie als Ergebnis an", aber, C6 führt trotz dieser Einschränkung eine Volltextsuche bei allen PDF-Dokumenten im Projekt durch (beim genannten Beispiel "Zecke" akutell ca. 30 Minuten). Eine Zeitersparnis habe ich nicht. Und ich müsste eine zweite Kategorie "bearbeitet" bzw. "unbearbeitet" einführen, damit ich die 120 Ergebnisse effizient bearbeiten kann.

"Hatten Sie einen Daten- oder Qualitätsverlust beim Upload oder Verschieben erleben müssen?" Der Datenverlust beschränkte sich damals auf 4 Wissenselemente. Dort hatte ich glücklicherweise die Titel/Attachments nur kopiert, nicht verschoben.

Deshalb nochmal meine Frage " Wie kann ich dieses Risiko reduzieren?" (s. Abschnitt dazu oben).

FG Erika

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Liebe Erika

Ja, die Suche in lokalen Projekten dauert so lange, da es für diese Projekte keinen Volltextindex gibt (im Gegensatz zu Cloud- und DBServer-Projekten).

Vielen Dank für Ihren Hinweis auf das andere Forenposting. Die Dateien waren in Ihrem Fall bereits vor einem Verschieben in ein anderes Projekt oder dem Upload in die Cloud verloren gegangen.

Bitte erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopie Ihres lokalen Projektes. Entscheiden Sie sich zukünftig doch für ein Cloud-Projekt, nutzen Sie von Zeit zu Zeit die Möglichkeit einer Archivkopie.

Installieren Sie bitte auch alle Updates, auf die wir im Nachrichtenbereich des Startfensters hinweisen.

Viele Grüße

Jana

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Liebe Community ich scheine ein ähnliches Problem zu haben. Ich habe einige Dokumente in Citavi eingefügt. Dokument A zitiert Dokument B, welches sich ebenfalls im Citavi-Projekt befindet. Leider habe ich es verpasst bei Dokument B unter "wechselseitige verweise" bei "auf diesen Titel wird verwiesen von..." Dokument A einzutragen, was ich nun nachholen wollte. Deshalb habe ich über die Suchfunktion nach dem Autor von Dokument B gesucht ("Baret"). Die Suche spuckt leider nur Treffer für Dokument B aus und findet im Volltext von Dokument A nicht den Namen des Autors im Abschnitt "References". Ich habe Screenshots angefügt um das Problem besser verständlich zu machen. Ich würde mich sehr über eure Hilfe freuen. :),

Edit: ich nutze ein Cloud-Projekt

Viele liebe Grüße

Stefan R.

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Lieber Stefan

Danke für Ihre Nachricht und Screenshots.

Bitte nutzen Sie in der Erweiterten Suche das Feld "Volltext" (statt "Alle Felder") für Ihre Suche, bzw. stellen Sie Ihrem Suchbegriff das Kürzel "ft:" voran.

Falls das bei Ihnen nicht funktioniert, können Sie mir bitte die vierstellige Versionsnummer der bei Ihnen installierten Citavi-Version mitteilen? Sie finden diese Information, wenn Sie in einem lokalen Projekt auf das Menü Hilfe > Über Citavi klicken.


Viele Grüße

Jana

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Hallo Jana,

vielen Dank für die schnelle und sehr hilfreiche Antwort! So hat es funktioniert (und ich habe "baret" noch in einigen Artikeln mehr gefunden als erwartet :D). Das ist mein erstes Projekt mit Citavi und deshalb kenne ich die Tricks noch nicht so.

Toller Support hier!

Viele Grüße

Stefan