Citavi-Felder in Text umwandeln funktioniert nicht (mehr)

Maximilian S. hinzugefügt 14 Monaten her
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Guten Abend!

Ich habe folgendes Problem:


Mir gelingt es nicht (mehr), die Citavi-Felder in meinem Word-Dokument (Dissertation, etwa 500 Seiten und mehrere 1000 Nachweise) mit Hilfe des Word-Add-ins in Textfelder umzuwandeln. Es klappt noch soweit, dass Word das Dokument speichert, danach beginnt (anscheinend) die Umwandlung in Text, Word friert dann jedoch ein und beendet den Umwandlungsvorgang auch nicht über 2 Stunden Wartezeit nicht.

[Disclaimer: Mir ist bewusst, dass die Dateigröße weder für Citavi noch für Word "optimal" ist. Wenn ich dies vor Jahren gewusst hätte, hätte ich das gesamte Projekt anders aufgezogen und seperate Dokumente für einzelne Kapitel angelegt (oder diesen enormen Dateiumfang auf andere Weise vermieden). Allerdings ist es dafür nun zu spät.]

Andere rechenintensiven Citavi-Funktionen (etwa "Aktualisieren" oder das Umstellen von einem Zitierstil auf einen anderen werden innerhalb einer normalen Rechenzeit von etwa 3-8 Minuten erledigt. Nur - wie gesagt, dass Umwandeln der Felder in Text scheint nicht zu funktionieren).


Ich benutze keine weiteren Word-Add-ins und habe auch schon Office repariert sowie Citavi mehrfach neu-installiert. Nichts hat geholfen.

Die Umwandlung der Felder in Text ist nun essentiell wichtig für die Abgabe der endgültigen Dissertation zur Veröffentlichung bei einem Verlag.


Vor etwa einem Jahr, als ich zuletzt mit dem Dokument gearbeitet habe (damals ging es um die offizielle Abgabe bei der Fakultät) hat die Umwandlung der Felder in Text noch ohne Probleme funktioniert. Umso erstaunlicher ist es, dass es jetzt - ohne dass ich die Dokumente verändert habe - nicht mehr zu gehen scheint.


Gibt es eine Lösung für dieses Problem - oder zumindest einen Work-around? Ich habe schon versucht, die Felder per Word-Funktion in Text umzuwandeln. Allerdings bleiben dann noch die Felder übrig, die die Info "do not edit this field" tragen (vgl. diesen Post: https://help.citavi.com/topic/citavi-felder-in-text-umwandeln_3).


Herzliche Grüße


Maximilian

Beste Antwort
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Hallo,

Wir sind an dem Problem dran, konnten den Fehler aber noch nicht identifizieren. Sobald er gefunden ist, wird er mit einem Update behoben. Aktuell ist es tatsächlich so, dass der Prozess bei sehr großen Dokumenten scheitert, Word hängt sich auf.

Als Workaround gehen Sie bitte so vor: https://help.citavi.com/knowledge-base/article/felder-lassen-sich-nicht-in-text-umwandeln


Der Citavi Assistant verfügt noch über keine Funktion zur Umwandlung von Feldern in Text, daher wird hier genau so vorgegangen, um die Felder zu entfernen.

Antworten (9)

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Workaround (immer in einer Kopie des Dokuments):


1. STRG+A.

2. STRG+Umschalt+F9.

Quelle

Damit werden alle Felder in Text umgewandelt, auch Verzeichnisse. Eventuell nur einen Teil des Textes markieren und den Befehl nur auf die Auswahl anwenden.

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Vielen Dank für die schnelle Antwort. Wie ich allerdings schon in der Frage geschrieben habe, funktioniert dies leider nicht (vollständig). Es bleiben noch die Felder übrig, die die Info "do not edit this field" tragen. (So wie hier bereits beschrieben: https://help.citavi.com/topic/citavi-felder-in-text-umwandeln_3 )


EDIT: Ergänzung zur Ursprungsfrage: Es scheint tatsächlich an dem Dateiumfang zu liegen. Mit einem kleineren Testdokument funktioniert die Umwandlung der Felder in normalen Text ohne Probleme.

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Ich hatte die Frage so verstanden, dass die Umwandlung, die Citavi anbietet, nicht funktioniert. Mein Vorschlag ist aber ein reiner Word-Befehl. Was passiert, wenn du ein (1) Citavi-Feld markierst und Strg+Umschalt+F9 drückst?

Update: Speichere doch die Kopie (!) einmal als OpenDocument-Text (*.odt). Schließe Word und öffne die odt-Datei mit Word. Was ist mit den Feldern passiert?

Dateityp:

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Ich hatte mich wohl etwas ungenau ausgedrückt, Entschuldigung dafür!

1. Die Citavi-interne Umwandeln-Funktion funktioniert bei großen Dateien nicht (bzw.: der Rechner hängt sich im Zuge der Umwandlung auf).


2. Die Word-Funktion (STRG+Umschalt+F9)funktioniert auch nicht vollständig:


Wenn ich ein Citavi-Feld markiere und dann Strg+Umschalt+F9 drücke, passiert das hier (Das "innere" Citavi-Feld wird zwar umgewandelt, das "äußere" Zitavi-Feld bleibt jedoch erhalten*):


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Wie ich diesem Thread hier entnehme, handelt es sich bei dem "äußeren" Feld um ein "Inhaltssteuerelement" (https://help.citavi.com/topic/dont-edit-this-field-zu-groß ) .

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Was ist mit der Speicherung als odt?

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Das funktioniert grundsätzlich. Allerdings gehen damit auch eine Reihe von Formatierungen verloren (Was alles genau kann ich ehrlich gesagt gar nicht überblicken). Das ist also auch nicht so wirklich das Wahre.

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OK, nächster Versuch. Markiere doch mal die ganze Fussnote, nicht nur das Feld und dann den Befehl.

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Es bleibt leider dabei: Das Inhaltssteuerelement bleibt (auch wenn die ich gesamte Fußnote markiere, inkl. dem "Absatz-Formatierungszeichen").

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Das müsste ich mir nun selbst anschauen, doch wirst du das erstens nicht wollen und das ist zweitens ein Organisationsproblem.

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Ich befürchte, ich muss irgendwie das Dokument kleiner bekommen - vorausgesetzt es gibt nicht doch noch einen Trick, wie man die citavi-interne Umwandlungsfunktion nicht zum Abstürzen bringt.

Das ist aber sehr unangenehm, weil es sich um ein zusammenhängendes Werk mit Querverweisen auf Überschriften und Fußnoten handelt.


Alternativ bleibt das Umwandeln (Hin- und Zurück) von docx in odt/pdf und die manuelle Anpassung aller Formatierungsänderungen.

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Oder du wandelst das in PDF um und machst daraus wieder eine docx

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Ja genau, aber auch dort, wird vermutlich das ein oder andere verloren gehen an Formatierungen. Es handelt sich ja um eine fertige Dissertation mit etlichen Seiten, Kapiteln, formatierungstechnischen Unterabschnitten, Querverweisen auf Fußnoten und Kapitelüberschriften.

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Aaalso: Wenn ich als odt oder PDF speichere, gehen keine Formatierungen verloren.

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Das kommt natürlich auf die Komplexität der Datei an, also bei Umwandlung in odt (und zurück, ich brauche am Ende ja wieder eine docx-Datei) sind bei mir jedenfalls die Seitenzahlen in einigen Abschnitten falsch.

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Ich habe exakt das gleiche Problem (ebenso juristische Dissertation in einem großen Dokument).

Hast du mittlerweile eine Lösung gefunden?

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Hallo Thomas!

Ich hatte mit dem Citavi-Support Kontakt, der konnte mir leider auch nicht helfen. Meine persönliche Vermutung ist, dass durch die über die Jahre vollzogenen Versionswechsel (sowohl in Citavi aber - vor allem - auch in Word) die Worddatei irgendwie "beschädigt" ist, sodass Citavi nicht mehr damit umgehen kann. Allerdings hat der Citavi-Support dankeswerterweise auch ältere Citavi-Versionen an meiner Datei getestet - erfolglos. Also: Man weiß wirklich nicht, woran es liegt.


Ich hatte leider noch nicht die Zeit, die Methode auf "versteckte" Probleme (z.B.: irgendwelche kleinen, seltenen Formatierungsänderungen) zu untersuchen. Aber Folgendes scheint zu funktionieren:


Wenn man mit STRG+Umschalt+F9 zunächst alle Felder in Text umgewandelt hat (so wie hier empfohlen), kann man (nach Aktivierung des Menüs "Entwicklertools" in Word (siehe hier)) mittels STRG+A (in den Fußnoten) und dann per Rechtsklick im Kontextmenü "Inhaltssteuerungselement entfernen" alle Inhaltssteuerungselemente entfernen! Damit hat man dann im Ergebnis quasi dasselbe erreicht, wie mit einer Umwandlung von Citavi-Feldern in Text(!)


Das einzige Problem, das bleibt, ist, dass man im 1. Schritt (STRG+Umschalt+F9) auch alle Querverweis-Felder in Text umwandelt und damit "deaktiviert". Aber immerhin ist man einen Schritt weiter (und dieses Querverweis-Problem lässt sich bestimmt auch mit einem Makro lösen. Da bin ich allerdings nicht so bewandert)


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Hallo Maximilian,

super, vielen Dank für deine schnelle Antwort! Das scheint tatsächlich geklappt zu haben. Mir ist zwar nicht so ganz klar, was die "Entwicklertools" damit zu tun haben, aber gerade interessiert mich nur das Ergebnis ;-)

Bei mir dürfte die Ursache dann ähnlich sein. Denn angefangen habe ich mit dem Dokument schon 2016...

Nochmals vielen, vielen Dank!

Thomas

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Hallo Thomas,


sehr gerne! Zu den Entwicklertools: Ich bin mir recht sicher, dass "Inhaltssteuerelement entfernen" sonst gar nicht im Kontextmenü erscheint! (ich probiere es jetzt aber nicht noch einmal aus. Bin froh, dass es klappt ;) )


Viel Erfolg im "Endspurt"!

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Hallo,

Wir sind an dem Problem dran, konnten den Fehler aber noch nicht identifizieren. Sobald er gefunden ist, wird er mit einem Update behoben. Aktuell ist es tatsächlich so, dass der Prozess bei sehr großen Dokumenten scheitert, Word hängt sich auf.

Als Workaround gehen Sie bitte so vor: https://help.citavi.com/knowledge-base/article/felder-lassen-sich-nicht-in-text-umwandeln


Der Citavi Assistant verfügt noch über keine Funktion zur Umwandlung von Feldern in Text, daher wird hier genau so vorgegangen, um die Felder zu entfernen.

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Vielen Dank für Ihre Bemühungen - außerdem ist es schön zu hören, dass Sie sich dem Problem weiter annehmen. Wirklich, dass ist toll!

Ich möchte nur noch einmal betonen, dass ich meinen Workaround (siehe oben!), die Inhaltssteuerungselemente mit der Word-internen Funktion zu entfernen, für besser halte. Denn: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass durch die Speicherung als .doc das Layout (leicht, aber bemerkbar und) nicht-korrigierbar(!) geändert wird.


Ich hatte/habe nicht die Zeit gehabt, es en Detail nachzuvollziehen, aber mein Dokument war nach der Hin- und Rückumwandlung von .doc in .docx etwa 10 Seiten umfangreicher (Ich glaube, es hat etwas mit den automatischen Zeilenumbrüchen zu tun, aber das ist im Grunde ja auch egal).

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Liebes Citavi-Team, lieber Maximilian S.,

ich habe vermutlich dasselbe oder ein ähnliches Problem. Auch bei mir scheint das Umwandeln von Citavi-Feldern (Citavi 6) in Word nicht vollständig zu funktionieren. V.a. das automatisch erstellte Inhaltsverzeichnis bleibt ein Inhaltssteuerelement, aber auch vereinzelte Titel (leider unsystematisch und daher von mir nicht reproduzierbar). Eine fehlerhafte Installation oder ein Problem bei der Kommunikation mit Word schließe ich fast aus, weil ich dieses Problem auf zwei verschiedenen Computern mit zwei verschiedenen Word-Versionen beobachten kann. An der Länge der Word-Datei kann es eigentlich auch nicht liegen, denn mir passiert das auch bei sehr kurzen Dateien, aktuell bei einem nur 7-seitigen Beitrag.

Der Workaround mit dem Abspeichern im doc-Format funktioniert bei mir, und zum Glück muss ich in diesem Moment nicht auf das Layout achten. Aber es bleibt natürlich ein umständlicher Workaround. Für eine echte Lösung wäre ich dankbar.


Viele Grüße

Lutz Popko

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Das Inhaltsverzeichnis (kommt von Word) wird durch die Citavi-Funktion nie als Feld aufgelöst, sondern nur die echten Citavi-Felder plus LitVerz.

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Entschuldigung, ich meinte nicht "Inhaltsverzeichnis", sondern "Literaturverzeichnis".

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Liebes Citavi-Team,


mir geht es leider genauso, wie es hier schon mehrfach beschrieben wurde. Ich habe das Word-Dokument meiner Dissertation Ende 2017 erstellt. Mittlerweile ist es auf über 400 Seiten angewachsen. Die Umwandlung der Citavi-Felder in reinen Text hat - wahrscheinlich aufgrund der Länge des Dokuments - nicht funktioniert. Ich habe das auf mehreren Computern und mit verschiedenen Citavi-Versionen getestet. Ein wenig enttäuscht bin ich darüber, dass auch die erst ein paar Tage alte Version 6.11 keine Verbesserung gebracht hat, zumal die Performance des Word-AddIns darin insgesamt deutlich verbessert wurde. Arbeiten Sie weiterhin an der Behebung des Fehlers bei der Umwandlung in reinen Text?


Beste Grüße und vielen Dank


Moritz

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Hallo Moritz,

dieses Problem hat es leider nicht in die Version 6.11 geschafft, die Lösung der Performanzprobleme war wichtiger. Wir haben es weiter auf dem Schirm, aber aktuell tatsächlich mit dem Server und dem neuen Account mehr als genug um die Ohren, daher sehe ich die Korrektur nicht kurzfristig, zudem es ja einen zwar nicht perfekten aber funktionierenden Workaround als Notlösung gibt (s. oben).

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Hallo Patrick,

vielen Dank für die schnelle Antwort. Der Workaround von Maximilian S. (herzlichen Dank dafür!) ist bei mir leider nicht direkt anwendbar, weil ich noch nicht auf die Querverweise verzichten kann. Meine Lösung ist jetzt, dass ich mich manuell einmal durch das Dokument arbeite und dabei nur die Citavi-Felder umwandele. Das dauert ein paar Stunden, aber funktioniert zumindest einigermaßen, auch wenn es ab und zu Abstürze gibt.

Trotz des ärgerlichen Fehlers möchte ich mich für Ihre Mühe und den guten Support hier bedanken!

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Guten Abend allerseits & vielen Dank für die Lösungsvorschläge!


Ich habe exakt dasselbe Problem bei meiner Dissertation (400 S. sowie mehrere Tausend Fn.). Genau wie beim Thread-Ersteller hat die Umwandlung in Text vor knapp einem Jahr, im Zuge der Einreichung der Arbeit bei der Fakultät, noch funktioniert, für die nun anstehende Einreichung bei Verlag jedoch nicht mehr. Ich konnte es zum Glück nun auf meinem alten Laptop mit der Citavi-Version 6.8.0.0 erfolgreich umwandeln, während es auf meinem neuen PC mit Version 6.11.0 nicht funktioniert. Ich vermute also, dass sich in einer der Versionen dazwischen der Fehler eingeschlichen hat, vielleicht hilft euch - liebes Support-Team - das bei der zeitlichen Eingrenzung.

Viele Grüße,

Matthias

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Hallo Matthias,

es wäre für uns extrem hilfreich, wenn wir Ihr Word-Dokument VOR der Umwandlung für Testzwecke bekommen könnten. Dann können wir nämlich gezielt schauen, an welcher Stelle die Umwandlung aussteigt, und welche Veränderung zwischen Citavi 6.8 und Citavi 6.11 dafür verantwortlich sind.

Grundsätzlich bin ich der Auffassung, dass auch Dokumente mit 1000 Seiten und 5000 Fußnoten umgewandelt werden können sollten - Citavi ist ja eigentlich genau für diese Art von Arbeit konzipiert worden.

Zum Übermitteln der Datei(en) verwenden Sie bitte unsere geschützte Upload-Möglichkeit:

http://www.citavi.com/transfer

Bitte geben Sie als "Titel" an: "Zusendung großes Word-Dokument zur Umwandlung"

Wir sichern Ihnen zu, dass die Datei nicht in fremde Hände gerät.

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Lieber Patrick,


liebe Leidensgenossen,

ich habe meine Doktorarbeit mittlerweile veröffentlichen. Eine kleine Anmerkung zur möglichen Ursache des Problems habe ich aber noch:


Ich hatte einmal erfolglos versucht, das Problem doch mit einem VBA-Makro in Word in den Griff zu bekommen. Ich habe leider nur ganz rudimentäre Programmierkenntnisse. Mir ist aber trotzdem Folgendes aufgefallen:

Der Fehler, d.h. der Absturz bzw. das Aufhängen des Systems lässt sich bereits mit einem Makro reproduzieren:


"Sub FelderinFußnotenwerdenzuText1()

Dim FuNo As Footnote

Dim FuNoFeld As Field

For Each FuNo In ActiveDocument.Footnotes

For Each FuNoFeld In FuNo.Range.Fields

If FuNoFeld.Type = wdFieldAddin Then

FuNoFeld.Unlink

End If

Next FuNoFeld

Next FuNo

End Sub"


Wenn ich mich recht erinnere, hängt sich das System bereits bei "Dim FuNo as Footnote" bei großen Dateien auf.

Vielleicht hilft dies ja bei der Fehlersuche (vielleicht auch nicht). Viel Erfolg!

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Danke!

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Hallo Christoph,

wie genau sind Sie vorgegangen? Haben Sie die eingebaute Funktion verwendet oder den Workaround?

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Hallo liebes Team,


ich wollte nachfragen, ob es mittlerweile eine Lösung für das Problem gibt. Bei mir tritt es genauso auf und ich müsste die Dissertation einreichen. Ich würde dringend um Hilfe bitten.


Der Prozess wurde auf unterschiedlichen PCs versucht, leider ohne Erfolg.


Für Hilfe wäre ich wirklich sehr dankbar!


Liebe Grüße

Christoph

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PS: Der Workaround mit einzelnen Feldern funktioniert leider auch nicht und auch bei 200 Seiten kommt Citavi an seine Grenzen. Das ist leider sehr ärgerlich :(.

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Liebe Alle,


ich hab tatsächlich einen Workaround gefunden, der bei mir funktioniert hat:


Ich habe vor der Umwandlung die Citavi-Optionen im AddIn "Formatierungsanweisung des Zitationsstils sofort anwenden" und "Titeldaten im Dokumemt speichern" aktiviert und neu gespeichert. Dann hats funktioniert.


Liebe Grüße

Christoph

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Hallo Citavi-Team, hallo (problembetroffene) Citavi-Nutzer,

zunächst meinen herzlichen Dank für Eure zahlreichen Hinweise zur Behebung des Problems!

Ich stehe aktuell vor der Misere, die Citavi-Felder in meiner Arbeit in Text umzuwandeln. Auch ich bin das Wagnis eingegangen, ein einziges Textdokument mit mittlerweile über 900 Seiten und vielzähligen Fußnoten zu erstellen - mein Fehler! Die von den Thread-Teilnehmern aufgezeigten "Workarounds" sind bei mir erfolglos geblieben oder können aufgrund der Notwendigkeit von Querverweisen (z.B. auf Kapitel oder Fußnoten) nicht angewendet werden. Die Citavi-interne Umwandlung (Word-Add-in) der Textfelder funktioniert leider nicht. Nach der Speicherung des Dokuments läuft die Textumwandlung "ins Leere".

Daher meine Frage, ob es zwischenzeitlich neue Erkenntnisse zur Problembehebung gibt?

Viele Grüße

Christopher

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